Polityka prywatności

1. Wprowadzenie

Wypełniając obowiązek informacyjny, o którym mowa w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”) przekazujemy informacje dotyczące sposobu przetwarzania danych osobowych użytkowników Portalu (“Użytkownik”, “Użytkownicy”), w szczególności: kto będzie te dane przetwarzał, w jakim celu, na jakiej podstawie oraz jakie w związku z tym przysługują prawa Użytkownikom. Prosimy o dokładne zapoznanie się z ich treścią.

Administratorem danych osobowych uzyskanych za pośrednictwem strony astralhome.pl (“Portal”) jest Astralhome Sp. z o.o. z siedzibą w Gdańsku, adres: ul. Trzy Lipy 3, 80-172 Gdańsk, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk – Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy KRS, pod numerem KRS 0000440883, NIP: 957-10-67-002 REGON: 221784849 („Astralhome”, “Administrator”). Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących Państwa danych osobowych możliwy jest korespondencyjnie, pod wskazanym powyżej adresem, a także pocztą elektroniczną pod adresem e-mail: iodo@astralhome.pl (forma preferowana) lub telefonicznie pod numerem +48 662 147 722.

2. Sposób i podstawy przetwarzania danych osobowych

Serwis realizuje funkcje pozyskiwania informacji o użytkownikach i ich zachowaniu poprzez:

• przetwarzanie przez Administratora danych osobowych ujętych w CV,
• dobrowolnie wprowadzone przez Użytkowników informacje w formularzach,
• zapisywanie w urządzeniach końcowych plików cookie (tzw. “ciasteczek”),
• gromadzenie logów serwera www przez operatora hostingowego,
• prowadzenie newslettera,
• prowadzenie systemu komentarzy,
• prowadzenie forum internetowego,
• prowadzenie rozmów typu chat online,
• prezentację oferty lub informacji.

Administrator dokłada wszelkiej staranności aby zapewnić interesy osób, których dane dotyczą,
a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane:

• są przetwarzane zgodnie z prawem;
• zbierane są dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
• są merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
• przechowywane są w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania,
• przetwarzane są w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

W trosce o bezpieczeństwo powierzonych danych Administrator opracował wewnętrzne procedury
i zalecenia, a także stosuje odpowiednie środki techniczne, które mają zapobiec udostępnieniu danych osobom nieupoważnionym. Ponadto, Administrator kontroluje ich wykonywanie i stale sprawdza ich zgodność z odpowiednimi aktami prawnymi.

Administrator uprawniony jest do przetwarzania danych osobowych w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:

• osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (podstawa art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda jest niezbędna m.in. w celu umożliwienia nam do kontaktu na podstawie wypełnionego formularza lub wysłania do Państwa oferty.
• przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
• przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (podstawa art. 6 ust. 1 lit. c RODO); lub
• przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych (podstawa art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Przetwarzanie danych osobowych przez Administratora wymaga każdorazowo zaistnienia co najmniej jednej z podstaw wskazanych powyżej. Konkretne podstawy przetwarzania danych osobowych Użytkowników przez Administratora są wskazane w kolejnym punkcie polityki prywatności – w odniesieniu do danego celu przetwarzania danych osobowych przez Administratora.

3. Cel i zakres przetwarzania danych osobowych

Astralhome w ramach niniejszego Portalu realizując swoje funkcje biznesowe przetwarza dane osobowe m.in. w następujących celach (w tym także dochodzenia lub obrony przed roszczeniami):

Podstawa	Cele
Art. 6 ust 1 lit. b) lub Art. 6 ust. 1 lit. c) lub art. 6 ust. 1lit. f) RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO	zawieranie i wykonywanie umów zawieranych przez Astralhome z Klientami, w tym w zakresie: a) działań zmierzających do zawarcia umowy, b) realizacji umowy, c) wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, d) badania satysfakcji klientów i określania jakości obsługi i produktu, e) ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, f) marketingu bezpośredniego
Art. 6 ust 1 lit. a) lub Art. 6 ust. 1 lit. b) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO	świadczenie przez Astralhome usług na rzecz Klientów, marketingowe, w tym informowanie osób trzecich o wydarzeniach, które Astralhome organizuje lub w których bierze udział, podejmowanych przez Astralhome inicjatywach i jej działalności, umówienie się na spotkanie dotyczące świadczonych przez Astralhome usług i oferowanych produktów; zapewnienie bezpieczeństwa teleinformatycznego i prawidłowego działania strony internetowej astralhome.pl;
Art. 6 i 17 RODO	formularz kontaktowy, w tym do umówienia się na spotkanie dotyczące świadczenia usług i oferowanych produktów, prowadzenia korespondencji, nawiązania kontaktu handlowego, potwierdzenia wprowadzonych danych oraz przesłania oferty;
Art. 6 ust. 1 lit. c) RODO	wypełnienie obowiązków ciążących na Astralhome z mocy prawa;
Art. 6 ust. 1lit. c) lub f) RODO	archiwizowanie dokumentów, co do których prawo określa taki obowiązek np. do celów podatkowych lub dla zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów.

Art. 6 ust. 1lit. f) RODO

prowadzenie statystyk i analiz, w celu polepszenia jakości świadczonych usług, komunikacja z pełnomocnikami, w przypadku czynności objętych zakresem pełnomocnictwa, realizacja przychodzących zgłoszeń, przetwarzanie danych z wizytówek, jeżeli zostały zarejestrowane lub włączone do systemu elektronicznego (np. poprzez wysyłkę do Państwa wiadomości e-mail) w celu prowadzenia korespondencji, nawiązania kontaktu handlowego i każdym innym w celu, dla którego zostały nam udostępnione; umówienie spotkania z przedstawicielem Administratora; prowadzenie profili w ramach mediów społecznościowych lub stron internetowych – tj. udzielanie odpowiedzi na wiadomości, dodawanie komentarzy pod postami w ramach dyskusji, udostępnianie postów użytkownikom obserwującym profile należące do Astralhome, przesyłanie powiadomień o informacjach i komentarzach publikowanych na tych profilach, zamieszczanie postów informujących o produktach, usługach działalności Astralhome wyświetlanych większemu gronu użytkowników; dotyczy danych udostępnionych przez użytkownika portalu w ramach tego portalu zw. z obserwowaniem profilu i aktywnością na nim;

4. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każda osoba fizyczna, której dane dotyczą, ma prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych – w tym do weryfikacji, czy dane są przetwarzane przez Astralhome a jeśli tak, to w jaki sposób, w jakim celu i okresie oraz kto jest ich odbiorcą;
• żądania usunięcia danych osobowych, o ile występuje jedna z następujących sytuacji: (a) dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane lub przetwarzane (b) zgoda została cofnięta przez tę osobę i Astralhome nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania danych; (c) dane były przetwarzane niezgodnie z prawem;
• żądania sprostowania swoich danych osobowych, w przypadku gdy przetwarzane dane są niekompletne lub nieprawidłowe;
• żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych o ile spełnione są przesłanki do takiego ograniczenia;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych, pod warunkiem uargumentowania go szczególną sytuacją, z zastrzeżeniem prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec jej interesów, praw i wolności, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
• przeniesienia swoich danych osobowych, pod warunkiem, że przetwarzanie odbywa się na podstawie jej zgody oraz w sposób zautomatyzowany z zastrzeżeniem, że prawo do przeniesienia danych nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności podmiotów trzecich.

5. Skargi i uwagi

Mają Państwo prawo do wniesienia do Astralhome, listownie lub mailowo, na adresy wskazane w Punkcie 1, ewentualnych uwag i sugestii dotyczących przetwarzania danych osobowych, dzięki czemu będziemy mogli poprawić jakość świadczonych Państwu usług.

Osoby fizyczne, których przetwarzane dane dotyczą, mają prawo, w przypadku uznania, że przetwarzanie przez Administratora danych narusza przepisy RODO, do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych). Szczegółowe informacje w tym zakresie mogą Państwo uzyskać na stronie internetowej: www.uodo.gov.pl.

6. Odbiorcy danych

Państwa dane osobowe mogą być przekazywane:

• uprawnionym organom, w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy prawa lub na podstawie umowy powierzenia z administratorem danym osobowych.
• zewnętrznym podmiotom, które świadczą usługi na rzecz Astralhome, takie jak: usługi informatyczne i IT (w tym firmy zajmujące się hostingiem, komunikacją (wysyłka i odbiór sms)), usługi księgowe i podatkowe, doradcze, audytowe, badanie sprawozdań finansowych, usługi prawne, marketingowe, bankowe, płatnicze i ubezpieczeniowe, usługi archiwizacji dokumentów, a także operatorom pocztowym i kurierom.
• w przypadku udzielenia Administratorowi przez Użytkownika zgody na udostępnienie danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu, którego usługi i produkty są przedstawione przez Administratora, Administrator uprawniony jest do przekazania danych temu podmiotowi zewnętrznemu a podmiot ten stanie się odbiorcą i jednocześnie odrębnym administratorem danych osobowych.

W Serwisie mogą pojawiać się linki do innych stron internetowych. Takie strony internetowe działają niezależnie od Serwisu i nie są w żaden sposób nadzorowane przez serwis www.astralhome.pl. Strony te mogą posiadać własne polityki dotyczące prywatności oraz regulaminy, z którymi zalecamy się zapoznać.

Dołożymy wszelkich starań, aby zakres przekazywanych informacji był zawsze niezbędny i adekwatny do realizacji założonych celów i żeby zabezpieczyć prywatność Państwa danych, przekazywanych tym podmiotom.

7. Okres przechowywania danych

Państwa dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów określonych w punkcie 3 oraz przez czas określony w obowiązujących przepisach prawa, ale nie dłużej niż jest to wymagane do celów wynikających z naszych lub Państwa prawnie uzasadnionych interesów, tj. między innymi w celu dochodzenia roszczeń z tytułu prowadzonej działalności.

W zależności od podstawy i celu przetwarzania dane będą przechowywane:

• przez czas niezbędny do rozwiązania przedstawionej przez Państwa sprawy, wymagającej przetwarzania Państwa danych;
• do czasu upływu terminów przedawnienia związanych z:
  • umową, z którą jest związane przetwarzanie danych osobowych, lub 
  • obowiązkami wynikającymi z przepisów prawa, lub
  • ewentualnym dochodzeniem i obroną przed roszczeniami;
• do czasu zrealizowania prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Astralhome jako administratora danych w określonym przypadku, 
• do momentu wycofania zgody, w przypadku udzielenia przez Użytkownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych w konkretnych celach, np. wskazanych działań marketingowych
• przez czas obserwowania profili społecznościowych, pozostawiania dodanych przez Użytkownika komentarzy lub innych treści – w przypadku korzystania z social mediów Astralhome
• przez okres wymagany przepisami szczególnymi, dla spełnienia wskazanych w nich wymagań prawnych;
• do czasu upływu terminu zobowiązania podatkowego oraz do czasu przedawnienia możliwych roszczeń lub zakończenia okresu gwarancyjnego – w przypadku danych związanych z wystawioną fakturą;

8. Cookies i analiza ruchu na stronie

Nasz Portal używa cookies (ciasteczka – małe pliki tekstowe wysyłane do Państwa urządzenia), które służą do identyfikacji przeglądarki Użytkownika oraz poprawy jakości świadczonych usług. Możemy także wykorzystywać pliki cookies własne oraz zaufanych partnerów w celach analitycznych i marketingowych, w tym w celu dopasowania treści marketingowych do preferencji użytkowników. Informacje te nie są kojarzone z konkretnymi osobami korzystającymi z naszego Portalu i nie są wykorzystywane przez Administratora w celu identyfikacji Użytkownika (Informacje nt przeglądarki nie są powiązane z konkretnym Użytkownikiem ani z jego danymi, umieszczonymi np. w formularzu kontaktowym). Użytkownik wyraża zgodę na wykorzystanie cookies poprzez ich akceptację w oknie dotyczącym cookies. Użytkownicy mogą w każdej chwili zmienić ustawienia swojej przeglądarki, aby dostosować obsługę ciasteczek do swoich referencji. 

Będziemy również przetwarzać (w ramach obowiązujących przepisów prawa) dane dotyczące numeru (w tym IP komputera Użytkownika lub zewnętrzny adres IP dostawcy Internetu), a także inne dane eksploatacyjne dotyczące aktywności Użytkownika. Dane te przetwarzać będziemy w celach technicznych oraz do zbierania ogólnych informacji statystycznych.

Ponadto, analizujemy ruch na stronie, by lepiej dostosować nasze usługi do potrzeb użytkowników.

9. Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale wymagane do skorzystania z usług naszego Serwisu.

W przypadku osób, które nie ukończyły 16. roku życia potwierdzić, lub udzielić zgody na przetwarzanie danych powinien rodzic lub opiekun.

10. Przekazywanie danych do państwa trzeciego

Astralhome nie zamierza przekazywać danych osobowych do państw trzecich (czyli państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego) ani do jakichkolwiek organizacji międzynarodowych.

11. Zautomatyzowane przetwarzanie i profilowanie danych

Atralhome nie podejmuje decyzji dotyczących osoby, której dane przetwarza, w sposób całkowicie zautomatyzowany ani opierając się na profilowaniu. Decyzję o dostarczeniu konkretnej informacji podejmuje ostatecznie pracownik Administratora.

12. Prawo do zmiany Polityki Prywatności

Astralhome zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki Prywatności w dowolnym momencie, w szczególności w przypadku zmiany przepisów lub wytycznych z zakresu ochrony danych osobowych, zmiany zakresu usług czy zmiany technologii. Zmiany zostaną opublikowane na niniejszej stronie internetowej.